Llegar a julio se siente como cruzar la meta de una primera carrera: cerraste medio año de trabajo, de metas y, seamos honestos, de pendientes que se fueron quedando en el camino. Y entre esos pendientes, hay uno que conviene no dejar dormir: tu cumplimiento de la NOM-035-STPS-2018.
La buena noticia es que estás justo a tiempo. Una revisión de medio año te permite detectar huecos, corregirlos con calma y llegar al cierre del año sin sustos, sin carreras y sin multas de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).
Por eso preparamos este checklist práctico de cumplimiento NOM-035, pensado para que tú y tu equipo de Recursos Humanos sepan exactamente qué revisar, qué documentar y qué ajustar antes de arrancar el segundo semestre. Vamos paso a paso.
¿Por qué revisar la NOM-035 justo a mitad de año?
Porque la NOM-035 no es un trámite que se firma una vez y se guarda en un cajón. Es una norma de gestión continua de los factores de riesgo psicosocial, y eso significa evidencia viva: políticas difundidas, cuestionarios vigentes, acciones en marcha y registros al día.
Hacer un corte a mitad de año te da tres ventajas muy concretas:
- Te adelantas a las inspecciones de la STPS. Las visitas pueden llegar en cualquier momento y la autoridad pide evidencia documental de inmediato. Con una revisión semestral, tienes todo a la mano.
- Corriges a tiempo, sin prisas. Si hoy detectas que la difusión de tu política quedó corta o que un centro de trabajo no aplicó los cuestionarios, todavía tienes seis meses para resolverlo con orden.
- Ajustas presupuesto con datos reales. Las acciones de la NOM-035 (capacitación, atención a personal expuesto, mejoras al entorno) requieren recursos. El corte de medio año te permite planear el segundo semestre sobre terreno firme.
Antes de empezar: confirma la categoría de tu centro de trabajo
Este paso se salta con muchísima frecuencia y es la raíz de muchos incumplimientos. Las obligaciones de la NOM-035 dependen del número de trabajadores por centro de trabajo:
- Hasta 15 trabajadores: política de prevención, medidas de prevención, atención a víctimas de acontecimientos traumáticos severos y difusión de información.
- De 16 a 50 trabajadores: todo lo anterior, más la identificación y análisis de factores de riesgo psicosocial (Guía de Referencia II) y sus registros.
- Más de 50 trabajadores: todo lo anterior, más la evaluación del entorno organizacional (Guía de Referencia III), evaluaciones clínicas al personal expuesto cuando corresponda y un sistema de registros más robusto.
Ojo aquí: si tu plantilla creció durante el primer semestre y algún centro cruzó el umbral de 15 o de 50 personas, tus obligaciones cambiaron. Es uno de los incumplimientos más comunes… y de los menos detectados.
Y una duda que surge cada vez más: ¿la NOM-035 aplica al home office? Sí. La norma cubre todos los centros de trabajo en México, incluido el trabajo remoto, donde además conviven las disposiciones específicas del teletrabajo (NOM-037). Si parte de tu equipo trabaja a distancia, inclúyelo en la revisión con el mismo rigor.
Tu checklist NOM-035 de medio año
1. Política de prevención de riesgos psicosociales
- La política está por escrito, firmada y vigente (verifica que los responsables no hayan cambiado por rotación).
- Incluye los tres ejes obligatorios: prevención de factores de riesgo psicosocial, prevención de la violencia laboral y promoción de un entorno organizacional favorable.
- Se difundió a todo el personal, incluyendo a quienes ingresaron durante el primer semestre.
- Existe evidencia de la difusión: listas de asistencia, acuses, correos o publicaciones con fecha.
Tip de quien ya lo vivió: el personal de nuevo ingreso es el punto ciego clásico. Asegúrate de que el onboarding incluya la entrega y explicación de la política.
2. Cuestionarios e identificación de factores de riesgo
- La última aplicación de los cuestionarios (Guías I, II y/o III según el tamaño del centro) tiene menos de dos años.
- La aplicación cumplió los criterios de la norma: confidencialidad, instrucciones claras y cobertura del personal requerido.
- Los resultados están documentados con el nivel de riesgo por centro de trabajo (nulo, bajo, medio, alto o muy alto).
- Si hubo cambios importantes en el semestre (reestructuras, cambios de turnos, incidentes graves), evalúa si conviene una nueva aplicación anticipada.
¿Cada cuánto se aplican los cuestionarios? Al menos cada dos años, y antes si hay cambios significativos en el centro de trabajo: reestructuras, incidentes graves, cambios de turnos o de plantilla. Anota la fecha de tu última aplicación y deja agendada la siguiente desde ahora.
3. Programa de acciones y medidas de control
- Si el resultado fue riesgo medio, alto o muy alto, existe un programa de intervención con acciones, responsables y fechas.
- Las acciones del primer semestre se ejecutaron y hay evidencia: minutas, fotos, constancias de capacitación, encuestas de seguimiento.
- Las acciones pendientes están calendarizadas con recursos asignados para el segundo semestre.
- Los mandos medios conocen su papel en la implementación (ahí es donde más se rompe la cadena de cumplimiento).
4. Acontecimientos traumáticos severos (ATS)
- Funciona un mecanismo para identificar personal expuesto a acontecimientos traumáticos severos: accidentes graves, asaltos, violencia.
- Los casos del primer semestre se canalizaron a atención clínica y quedó registro de ello.
- El personal sabe a quién reportar un ATS y cómo hacerlo.}
5. Quejas y violencia laboral
- El buzón o mecanismo de quejas está activo, es confidencial y accesible para denunciar violencia laboral.
- Las quejas del semestre fueron atendidas, documentadas y cerradas con acciones concretas.
- Hay evidencia de que el personal conoce que este mecanismo existe y cómo usarlo.
6. Registros y evidencia documental
- Resultados de identificación y evaluación por centro de trabajo: archivados y fáciles de localizar.
- Evidencia de difusión de la política, medidas adoptadas y resultados.
- Registros del personal al que se practicaron evaluaciones clínicas, cuando aplique.
- Todo el expediente puede presentarse el mismo día de una inspección, no “en unos días”.
Un dato útil para priorizar: en una inspección, la STPS generalmente pide primero la política de prevención de riesgos psicosociales y la evidencia de su difusión, seguidas de los resultados de los cuestionarios y el programa de acciones. Si esos documentos están impecables, la visita empieza con el pie derecho.
Los 5 errores que más encontramos en auditorías de medio año
Después de acompañar a empresas de todos los tamaños en su cumplimiento de la NOM-035, estos son los hallazgos que más se repiten:
- Cuestionarios vencidos o a punto de vencer, sin calendario de reaplicación.
- Políticas genéricas descargadas de internet que no reflejan la realidad del centro de trabajo ni tienen evidencia de difusión.
- Programas de intervención “de papel”: existen en el documento, pero nadie ejecutó las acciones.
- Nuevos ingresos sin inducción NOM-035, lo que rompe la cobertura del 100 % del personal.
- Quejas sin seguimiento, que además del incumplimiento normativo representan un riesgo legal y reputacional serio.
¿Y si no cumplo? Hablemos de multas
El incumplimiento de la NOM-035 puede derivar en multas de 250 hasta 5,000 UMA por cada obligación incumplida y por cada trabajador afectado, según la Ley Federal del Trabajo. En la práctica, eso puede traducirse en sanciones de cientos de miles e incluso millones de pesos.
Pero el costo real va más allá de la multa: rotación elevada, ausentismo, baja productividad y daño a tu marca empleadora son las consecuencias silenciosas de un entorno organizacional desatendido.
El cumplimiento también puede ser tu ventaja competitiva
Las organizaciones que mejor viven la NOM-035 no la ven como una carga, sino como una herramienta para cuidar a su gente. Un entorno organizacional favorable se traduce en equipos más comprometidos, menos rotación y mejores resultados. La revisión de medio año es la oportunidad perfecta para pasar del cumplimiento reactivo a una verdadera estrategia de bienestar laboral.
Llega al segundo semestre con todo en orden
Valida tu clasificación por centro de trabajo, revisa la vigencia de tus cuestionarios, audita la evidencia de difusión, verifica que tu programa de acciones se esté ejecutando de verdad y asegúrate de que tus mecanismos de quejas y atención a acontecimientos traumáticos funcionen en la práctica, no solo en papel.
Y si al recorrer este checklist encontraste más de una casilla sin palomear, no te preocupes: para eso estamos. Nuestro equipo de especialistas puede auditar tu expediente NOM-035, aplicar los cuestionarios oficiales y diseñar contigo un plan de acción a la medida para tu segundo semestre.